Salas de datos virtuales aparecieron como solución a la necesidad de trabajar con acciones de M&A (fusión y adquisición), que son el tipo de operaciones cuando se pasa el derecho de administrar el negocio o una de sus partes. Esto requiere trabajar con extensas cantidades de ficheros y archivos, cosa que es más fácil de manejar en el espacio virtual. Para ello aparecieron las salas de datos virtuales.
Si hacía falta sacar una copia de los documentos, se debía pedir acceso por escrito. Cuando no había la posibilidad de revisar los ficheros requeridos online, los clientes y compradores potenciales debían trasladarse hasta la oficina de la empresa vendedora, la cual permitía el acceso a la documentación confidencial. Las salas de datos virtuales no ocupan espacio, porque todos los documentos permanecen en los servers del proveedor, es decir, en un es.datarooms.org espacio virtual. La incomodidad de este caso es obvia: se debe mandar un trabajador de la empresa a otra ciudad, hasta a un otro país y pagarle los gastos del viaje. Por su parte, el vendedor tenía que alquilar un espacio para mantener los archivos, ya que se trataba de montones de casos. Es de extrema importancia vigilar que los archivos significantes no se escapen o lleguen a manos de unas terceras personas. Lo que era aún más difícil de cumplir, era la seguridad, porque que los documentos eran de fácil acceso.
En el siglo XXI esta manera de trabajar con la información ya se ha hecho algo del pasado. Los documentos se encuentran bien organizados de acuerdo con las categorias que se asignan. Como conceptos principales en estas salas de datos virtuales, podemos definir comodidad y seguridad. Una sala de datos virtual es una plataforma web idealmente organizada, que permite cumplir con privacidad de altos niveles y que dispone de muchos especialistas en el servicio de salas de datos. El acceso a una sala de datos permite un proceso de trabajo sincronizado con muchas compañías socias, que multiplica las probabilidades de éxito en el mercado. Salas de datos virtuales fueron creadas como una solución perfecta a exigentes necesidades de las empresas.
Los dos van muy juntos, ya que cuando se empieza el trabajo con una sala virtual, los permisos de acceso se proporciona sólo a las personas autorizadas, que se puede modificar o redactar, hasta documento por documento. Si se imagina a una sala de datos como algo complicado y muy profesional, puede relajarse, ya que esta herramienta virtual se adapta a las necesidades del que la posee. El interfaz es bastante fácil de aprender, en 15 minutos ya estará preparado para utilizarlo. Los líderes del sector deben ofrecersoluciones personalizadas no sólo en lo que se refiere al dinero, pero también en las opciones, la funcionalidad, entrada, organización. Y, por supuesto, en toda hora puede contar con el soporte de un asistente autorizado para qualquier problema que puede aparecer. Se puede poner restricción por horario o IP, algunos proveedores ofrecen también varios niveles de identificación, así que puede estar seguro de que sus archivos no irán a parar en manos no indeseadas.
Según los informes de iDeals Solutions, las salas de datos virtuales se emplean más frecuentemente en las siguientes acciones que requieren proteger la información confidencial:
Está claro que puede seguir con una sala da datos tradicional, pero en el mundo industrial y globalizado la mejor opción será utilizar los últimos desarrollos tecnológicos que proporcionan comodidad, seguridad, soluciones adaptadas para los clientes y que facilitan el manejo de datos y trabajo con los datos más importantes.